Verónica Arista García, directora de Archivo Municipal, informó que ya ha sido alcanzado un noventa por ciento respecto a la identificación de información generada por cada área de la administración, lo cual servirá para determinar el destino final de documentos, que pueden generar baja definitiva o bien ser transferidos al acervo histórico.
Esos expedientes tienen como ubicación actual el área de concentración, dentro del mismo Archivo Municipal.
La funcionaria municipal explicó que el ciclo de vida de los expedientes, lo conforman tres etapas (archivos de trámite, concentración e histórico).
Los documentos que no generan baja son aquellos que por sus características e importancia de información son validados por el Sistema Integral de Archivos del Estado de Hidalgo, con catalogación histórica.
En el caso de Tulancingo se cuenta con un índice de expedientes, el cual data de 1986 y fue generado (entre Archivo General de la Nación y el gobierno estatal), lo cual dio como resultado un inventario cuyas fechas abarcan los periodos de la colonia, independencia y hasta 1970.
Cabe hacer mención que para actualizar ese inventario, actualmente se cumplen labores de rescate, identificación, organización y clasificación de la información histórica para optimizar su consulta y dar cumplimiento al libre acceso a la información pública, siendo este un derecho de todos los ciudadanos.
Se anticipó que existe una propuesta de baja con un promedio de 700 cajas formato carta y oficio, las cuales serán inventariadas y revisadas por el área jurídica del sistema integral de archivos del Estado de Hidalgo, a fin de garantizar su resguardo y la custodia de esos documentos.
La baja de documentos, es en virtud de que ya cumplieron su vida útil y no involucran acciones de gran impacto o trascendencia en el devenir histórico.
Por disposición de ley, los documentos están normados por temporalidades diferentes y como una línea base, el resguardo de documentación administrativa es de (cinco años), fiscal (7 años), y jurídica un margen mínimo de 12 años.
De todo lo existente en el Archivo Municipal de Tulancingo, los expedientes preponderantes son: Administrativos, fiscales y en un tercer ámbito (legal).
Actualmente, el acervo histórico concentra la información en cuatro secciones documentales (gobierno, hacienda, justicia y registro civil) y estos archivos serán conservados de por vida, ya que respaldan la historia y desarrollo de la ciudad.
